Faut-il tout numériser avant de commencer ?

Non. Commencez par les documents qui répondent aux questions les plus fréquentes : horaires, produits, prix, conditions de commande, tableau des allergènes. Le reste s'ajoute ensuite.

Quels documents ne pas donner à l'assistant ?

Ceux qui contiennent des données personnelles sans utilité pour les réponses : coordonnées de clients, dossiers des salariés, dates de naissance des apprentis. Un assistant ouvert aux clients ne doit lire que ce qui peut leur être dit.

Assistant IA en boulangerie : les documents à réunir

Pour qu'un assistant réponde juste à votre équipe et à vos clients, il lui faut vos documents, à jour et datés. Commencez par cinq d'entre eux : horaires et jour de fermeture, liste des produits avec prix, conditions de commande des gâteaux, tableau des allergènes, consignes d'hygiène du magasin. Le reste vient ensuite, par ordre de questions posées.

Étape 1 : les documents qui répondent aux clients

Document	Ce qu'il permet de répondre	À vérifier avant de le donner
Horaires, jour de fermeture, congés	« Vous êtes ouverts lundi ? »	Dates des congés de l'année, jours fériés
Liste des produits et tarif	« Combien coûte la tourte ? », « Vous faites du pain sans sel ? »	Concordance avec l'affiche « Prix du pain »
Conditions de commande	Délais, tailles, acompte ou arrhes, annulation	Mot « acompte » ou « arrhes » écrit noir sur blanc
Tableau des allergènes	Lecture de la ligne d'un produit	Date de mise à jour, concordance avec les fiches
Questions fréquentes	Livraison, commandes professionnelles, cartes cadeaux	Réponses validées par le patron

Voir répondre aux questions des clients et les commandes de gâteaux.

Étape 2 : les documents qui répondent à l'équipe

Fiches de fabrication de chaque produit et de chaque produit intermédiaire (voir la fiche technique de fabrication).
Plan de maîtrise sanitaire et consignes d'hygiène. La DDPP (direction départementale de la protection des populations) du Rhône rappelle qu'il est obligatoire (article 5 du règlement européen n° 852/2004).
Fiches outils du guide « L'essentiel des bonnes pratiques d'hygiène en boulangerie-pâtisserie » de la CNBPF, une fois adaptées : plan de nettoyage, gestion des dates limites, contrôle à réception, règles de stockage, rappel de produit (voir les bonnes pratiques d'hygiène).
Tableau des matières premières et procédure de traçabilité (voir la traçabilité).
Livret de vente et procédures d'ouverture, de fermeture et de clôture de caisse (voir former une vendeuse).
Textes de référence que l'équipe cite souvent : décret sur le pain de tradition française, article L122-17 sur l'appellation « boulanger », règles d'affichage du prix du pain, règles d'horaires de l'apprenti mineur.

Étape 3 : écrire les consignes de l'assistant

Avant de l'ouvrir à l'équipe ou au public, écrivez en quelques lignes ce qu'il doit faire et ne pas faire :

Toujours citer le document et sa date.
Sur les allergènes : lire le tableau, ne jamais garantir l'absence d'un allergène, orienter vers l'équipe.
Ne pas promettre la disponibilité d'un produit ni accepter une commande sans validation humaine.
Quand l'information manque : le dire, et donner le numéro du magasin ou le nom de la personne à qui s'adresser.
Ne rien inventer sur une recette absente des fiches.

Étape 4 : tester avec de vraies questions

Notez pendant une semaine les questions posées au téléphone, au comptoir et au fournil. Posez-les à l'assistant. Pour chaque réponse : est-elle juste, sourcée, datée ? Si non, c'est presque toujours un document qui manque ou qui n'est pas à jour. Corrigez le document, pas la réponse.

Ce qu'il ne faut pas lui donner

Les coordonnées des clients et l'historique des commandes nominatives, sauf besoin précis et cadré.
Les dossiers du personnel, les contrats, les dates de naissance.
Les documents périmés : ancienne carte, ancien tableau des allergènes, tarif de l'an dernier. Archivez-les ailleurs.

Les outils

Plusieurs outils permettent de construire un tel assistant. Sur ALMA, l'outil édité par IArche, la base de connaissances se construit en envoyant des fichiers PDF, DOCX, TXT ou CSV, ou en faisant lire votre site ; l'assistant cite ses sources, peut être partagé avec l'équipe avec des rôles, et s'installe sur un site par un widget, d'après la page des fonctions de l'éditeur. Les tarifs sont publiés sur la page des tarifs d'ALMA ; les conditions de traitement des données sont à vérifier avec IArche avant de vous engager.

Le repère à garder

Un assistant ne vaut que ce que valent vos documents. Le travail utile, c'est d'abord de mettre à jour et de dater les fiches de fabrication et le tableau des allergènes : il sert l'équipe, le client et le contrôle, avec ou sans assistant.